Cal Newport là tác giả của 7 cuốn sách bán chạy, trong đó, cuốn sách khiến tên tuổi của anh được nhiều người biết đến hơn chính là “Deep Work” (Làm ra làm chơi ra chơi). Anh thường xuyên cộng tác với The New Yorker và WIRED, đồng thời là giáo sư khoa học máy tính tại Đại học Georgetown.
Trong cuốn sách mới “A World Without Email: Reimagining Work in an Age of Communication Overload” (Tạm dịch: Một thế giới không email: Tái hình dung công việc trong kỷ nguyên quá tải giao tiếp), Cal Newport đã phân tích cách mà email và các công cụ nhắn tin tức thời đã vô tình “trói buộc” công việc tri thức vào guồng máy bầy ong siêu năng (hyperactive hive mind) – một phương thức cộng tác ngẫu hứng, không lên lịch, khiến chúng ta vừa kém hiệu quả, vừa dễ kiệt sức.
1/ Email khiến chúng ta kém hiệu quả hơn
Email lan rộng nhanh chóng vào đầu thập niên 1990 vì nó năng suất hơn hẳn việc chuyền tay nhau những tờ thông báo giấy được buộc bằng sợi dây nhỏ. Nhưng khi email len lỏi từ văn phòng này sang văn phòng khác, nó mang theo một hệ quả bất ngờ: một cách cộng tác mới – “guồng máy bầy ong siêu năng” (hyperactive hive-mind workflow).
Khi có trong tay phương tiện giao tiếp số nhanh và ít rào cản, chúng ta bắt đầu thực hiện hầu hết việc cộng tác, phối hợp và trao đổi thông tin qua những chuỗi tin nhắn ngẫu hứng, không lên lịch, qua lại liên tục. Cách này nhanh, dễ, tiện. Nhưng mặt trái là mỗi ngày tạo ra một lượng tin nhắn khổng lồ. Hàng loạt luồng trao đổi không theo lịch cứ thế phát sinh, và chúng ta phải “chăm” cho chúng.
Vấn đề nằm ở chỗ: mỗi lần liếc nhìn hộp thư, não bộ phải thực hiện một cú “chuyển đổi ngữ cảnh” (context switch) – một tác vụ thần kinh tốn kém. Nó cần thời gian, nhưng chúng ta lại không cho thời gian. Ta liếc inbox, bắt đầu chuyển ngữ cảnh, rồi lập tức giật sự chú ý trở lại công việc chính. Chúng ta làm vậy lặp đi lặp lại suốt ngày.
Cái giá của những lần chuyển đổi nửa vời này là: chúng ta mất khả năng suy nghĩ mạch lạc. Dần dần, ta cảm thấy não mệt mỏi. Bởi vậy, tới tầm 2–3 giờ chiều, ta gần như bỏ cuộc trước các công việc khó và chỉ còn biết “đầu hàng” hộp thư. Đây chính là “guồng máy bầy ong siêu năng” mà email tạo ra. Nó đang thực sự khiến chúng ta kém thông minh hơn bằng cách làm chúng ta khó tập trung vào tư duy nghiêm túc và bào mòn năng lượng của chúng ta.
2/ Email khiến chúng ta khổ sở
Mỗi khoảnh khắc chúng ta không mở hộp thư, trong đầu lại tưởng tượng ra cảnh nó đang đầy lên với tin nhắn từ những người quen, người ta quan tâm, người ta tôn trọng – và tất cả họ đang chờ mình trả lời. Đây chính là công thức gây lo âu.
“Nếu email vừa làm ta kém hiệu quả, vừa khiến ta khổ sở, thì có lẽ đã đến lúc tìm những cách cộng tác tốt hơn trong kỷ nguyên số.”
Não bộ con người xem trọng các tương tác xã hội một cách nghiêm túc, bởi suốt phần lớn lịch sử loài người, việc duy trì khéo léo các mối quan hệ một–một từng là yếu tố quyết định giữa sống và chết. Phần não này không thể chịu nổi ý nghĩ rằng có người cần đến ta mà ta lại đang phớt lờ họ.
Ngay cả khi biết rõ những tin nhắn đó chẳng mấy quan trọng – ví dụ chỉ là Bob bên phòng kế toán gửi bản cập nhật – thì phần sâu hơn của não bộ vẫn không bị thuyết phục bởi lý trí. Giống như việc tự nhủ “sắp đến giờ ăn trưa” cũng không khiến dạ dày ngừng réo, mọi lý do kiểu “nguyên tắc ứng xử nơi làm việc” cũng chẳng thể ngăn mạng lưới thần kinh xã hội của chúng ta rơi vào trạng thái hoảng loạn mỗi khi hộp thư bị bỏ quên quá lâu.
3/ Email vận hành theo “ý riêng” của nó
Nếu “guồng máy bầy ong siêu năng” khiến ta vừa kém hiệu quả vừa bất hạnh, thì tại sao ta lại chọn làm việc theo cách này? Thực tế là… chẳng ai chọn cả. Không hề có bản ghi nhớ từ ban lãnh đạo. Không có bài trên Harvard Business Review tuyên bố: “Đây là cách làm việc mới.” Nó chỉ… tự xảy ra.
Khi nhận ra rằng cách làm việc hiện tại không hề do ta chủ ý thiết kế, ta sẽ dễ dàng nhìn nó bằng con mắt phê phán hơn. Nếu kiểu giao tiếp điên cuồng này xuất hiện một cách ngẫu nhiên, thì ta hoàn toàn có thể giữ đủ khoảng cách để tỉnh táo nói rằng: Nếu nó vừa làm ta kém hiệu quả, vừa khiến ta khổ sở, thì đã đến lúc tìm ra những cách cộng tác tốt hơn trong kỷ nguyên số.
4/ Quá tải email không thể giải quyết ngay trong… hộp thư
Khi nhận ra vấn đề nằm ở quy trình làm việc chứ không phải bản thân email, ta sẽ thấy: sẽ chẳng bao giờ giải quyết được bằng vài mẹo quản lý hộp thư, quy tắc ứng xử hay “thói quen mới”, bởi “guồng máy bầy ong siêu năng” vốn đòi hỏi sự chú ý liên tục của bạn.
Bạn không thể áp dụng “Thứ Sáu không email” nếu nhóm bạn vẫn vận hành theo kiểu này – vì hôm đó gần như chẳng làm được gì. Bạn cũng không thể bảo “Tôi chỉ kiểm tra email hai lần một ngày” nếu tổ chức vẫn dùng guồng máy này làm cách cộng tác chính – vì mọi người sẽ cần bạn trả lời nhiều hơn thế. Mọi quyết định, giao việc, phản hồi… đều diễn ra qua những luồng tin nhắn qua lại. Chừng nào “bầy ong siêu năng” vẫn còn là công cụ cộng tác chủ đạo, thì việc cải thiện thói quen cá nhân sẽ không giải quyết được gốc rễ. Chúng ta phải thay thế hẳn guồng máy đó bằng những phương thức cộng tác tốt hơn.
“Một thế giới không email đang đến. Câu hỏi duy nhất là: bạn sẽ dẫn đầu xu hướng hay bị bỏ lại phía sau?”
Không có giải pháp “một cỡ cho tất cả”, nhưng một chỉ số then chốt cần tập trung là giảm số lượng tin nhắn không theo lịch.
Điểm mấu chốt là: Làm sao hoàn thành công việc cùng nhau với ít tin nhắn không theo lịch nhất có thể.
5/ Một thế giới không email là điều tất yếu
Nhà lý thuyết quản trị vĩ đại Peter Drucker, khi viết vào cuối đời, đã chỉ ra rằng từ năm 1900 đến 1999, lĩnh vực công nghiệp đã tăng trưởng gấp 50 lần. Và họ làm được điều đó nhờ liên tục đặt câu hỏi: “Cách tốt nhất để làm việc này là gì?”
Ví dụ, cách chế tạo mẫu xe Model-T năm 1921 hoàn toàn khác với cách Elon Musk sản xuất Tesla năm 2021. Drucker cho rằng công việc tri thức hiện đại đang ở vị trí mà công nghiệp từng đứng vào năm 1900: chúng ta chưa bao giờ thực sự tìm ra cách tối ưu để làm việc.
Trong bối cảnh làm việc tri thức có công nghệ hỗ trợ như hiện nay, chúng ta chỉ mới nghĩ ra cách tiện lợi đầu tiên để hoạt động trong thời đại kết nối – đó là “guồng máy bầy ong siêu năng” – rồi phát cho mọi người một địa chỉ email và một tài khoản Slack.
Chúng ta chưa thật sự nghiêm túc tự hỏi: “Nó có hiệu quả không? Có cách nào tốt hơn không?” Tin vui là: chúng ta vẫn đang ở giai đoạn đầu của kỷ nguyên “tri thức số” – còn rất nhiều tiềm năng để bứt phá.
Để đạt được bước tiến đó, chúng ta phải vượt qua guồng máy bầy ong siêu năng. Ban đầu, điều này có thể khó khăn, tốn kém và gây một số bất tiện. Nhưng về lâu dài, ta có thể tăng năng suất đồng thời giảm kiệt sức và giảm tỷ lệ nghỉ việc.
Một thế giới không email – thực chất là một thế giới không còn “guồng máy bầy ong siêu năng” đang đến.
Câu hỏi duy nhất là: bạn sẽ dẫn đầu xu hướng hay bị bỏ lại phía sau?
- Tham khảo: Next Big Idea Club
